12 Tipps, wie du auch mit wenig Zeit deine Ziele erreichst

Hast du auch gefühlt nur halb so viele Stunden für dein Business, wie eigentlich nötig wären, um alles zu erledigen? Es gibt ja soviel, was man tun sollte – oder tun will.

Aber schon wieder ist eines der Kinder krank zuhause. Oder der Hund muss zum Tierarzt.  Oder die Schwiegermutter möchte zu einem Termin gefahren werden. Die Mädels vom Sportverein warten auf eine Antwort wegen des Kuchenbasars und im Keller türmt sich die Wäsche.

Du hast eine lange To-do Liste und siehst keine Chance, sie jemals abzuarbeiten? Dann habe ich ein paar Tipps für dich. 12, um genau zu sein.

Lass dich nicht davon abschrecken, dass es so viele Tipps sind. Such dir einfach die raus, die dir aktuell am einfachsten umsetzbar erscheinen.

 1. Plane und organisiere deine Zeit

Viel Zeit geht verloren, wenn du nicht genau weisst, was du wann machen willst. Es ist sehr uneffektiv, morgens an den Schreibtisch zu kommen und sich zu überlegen: „Was mache ich denn heute mal?“ Ich stelle immer wieder fest, wenn ich nicht klar geplant habe, wann ich was machen will, dann lasse ich mich viel schneller ablenken. Schaue mal hier, mal da. Fange eine Sache an, dann wieder eine andere. Wirklich effektiv und produktiv bin ich, wenn ich mir klar vorgenommen habe, was ich wann machen möchte.

Idealerweise hast du dir spätestens am Vortag schon überlegt, was du heute erledigen möchtest. Manche planen dies tageweise, andere wochenweise. Ich überlege mir, was ich in der Woche erreichen möchte und breche es dann auf die einzelnen Tage runter. Natürlich kann es sein, dass eine Aufgabe auch mal weiterwandert zum nächsten Tag. Aber dann hat sie an dem Tag höhere Priorität. So stelle ich sicher, dass nichts vergessen geht und die Aufgaben rechtzeitig erledigt werden. Plane und organisiere also unbedingt deine Zeit, um sicherzustellen, dass du klar hast, was du tun möchtest.

Planung und Organisation klingen so unromantisch. Wir alle wären ja hingegen gerne im „Flow“. Wirklich in den Flow kommen kannst du allerdings erst, wenn du eine grundlegende Planung hast. Sonst wird es eher ein Chaos 😉

2. Setze klare Prioritäten

Konzentriere dich auf die wichtigsten Aufgaben und setze klare Prioritäten, um sicherzustellen, dass du die richtigen Dinge erledigst. Was die “richtigen” Dinge sind? Du siehst, ich schreibe die richtigen, nicht die wichtigen. Denn die sind oft nur vermeintlich wichtig. Mit den richtigen Dingen meine ich jene, welche dich deinen Zielen näher bringen.

Wähle die Tätigkeiten bzw. Aktionen, welche die Wirkung haben, die du erzielen möchtest. Frag dich also gerne bei allen Tätigkeiten:

Ist das jetzt zielführend?

Bringt mich das meinen aktuellen Zielen näher? Leg den Fokus auf Ergebnisse, nicht auf Aufgaben. Das heisst, auf die Wirkung deiner Aktionen, nicht auf die Menge. Wenn du merkst, gut recherchierte, lange Blogartikel bringen dir mehr als kurze Social Media Posts, dann mache diese. Aber wenige. So viele, wie du gut schaffen kannst.

Um das umsetzen zu können, ist es wichtig, dass du regelmäßig auswertest, was dir denn überhaupt etwas bringt. Es ist beispielsweise nicht zielführend mehrere Stunden pro Woche in Social Media zu investieren, wenn es dir keine Kunden bringt. Überlege gerne mal, wo in der Vergangenheit deine Kunden hergekommen sind und ob du diesen Kanal ausbauen kannst statt viele verschiedene Vertriebswege zu bespielen.

3. Lerne, zu delegieren

Delegieren können ist eine Aufgabe der UnternehmerInnen-Königsklasse. Vor allem delegieren, ohne ständig zu kontrollieren. Aber es bringt auch wahnsinnige Erleichterung, wenn du merkst, jemand anders kann dir Aufgaben abnehmen. Das macht Raum und gibt Ressourcen frei.

Daher möchte ich dich einladen, mal zu identifizieren, welche Aufgaben andere genauso gut oder vielleicht sogar besser erledigen können als du und delegiere diese Aufgaben, um Zeit zu sparen und deine Effizienz zu steigern. Dies gilt sowohl beruflich (die meisten UnternehmerInnen bereuen es oft, sich erst spät eine VA oder andere Umsetzungsunterstützung geholt zu haben), aber auch privat.

Wer ausser dir könnte noch das Geburtstagsgeschenk für Tante Erna besorgen? Wer könnte mal Mittagessen machen oder die Wäsche? Und dann gib guten Gewissens ab und geniesse die frei gewordenen Ressourcen.

4. Vermeide Multitasking

Versuche nicht, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Das macht nur Stress. Und Stress sorgt nicht gerade für Highperformance im Hirn, hast du vielleicht schon gehört. Ausserdem haben Studien bewiesen, dass unser Hirn Multitasking nicht kann. Ja, auch deins nicht ;-).

Zum Beispiel machen wir viel eher Fehler, wenn wir mehrere Dinge gleichzeitig tun. Und Fehler führen wiederum dazu, dass wir etwas korrigieren oder sogar nochmal machen müssen. Also wieder mehr Arbeit. Ich bin jetzt auch nicht gerade die geduldigste Person auf diesem Planeten und ich habe das erst lernen müssen, aber: Wenn ich zwei Aufgaben einmal „richtig“ mache, d.h. hintereinander, voll konzentriert und mit Fokus, dann bin ich schneller durch als wenn ich diese zwei Aufgaben parallel erledige.

Konzentriere dich daher lieber auf deine aktuell wichtigste Aufgabe. Und wenn du die erledigt hast, dann kannst du da mit gutem Gefühl ein Häkchen drunter machen und die nächste angehen.

5. Nutze Batching

Batching bedeutet, gleiche oder ähnliche Aufgaben zusammenzufassen und in einem Block zu erledigen. Dies funktioniert besonders gut bei wiederkehrenden, z.B. wöchentlichen Aufgaben: Immer gerade mehrere auf einmal erledigen. Vorteil: Du musst nur einmal alles vorbereiten für diese Aufgabe.

Zum Beispiel kannst du mehrere Podcastfolgen auf einmal aufnehmen, wenn du gerade dabei bist. Oder mehrere Reels auf einmal drehen. Und wenn du schon einmal alles eingerichtet hast für Videos, warum das nicht gleich an dem Tag machen, an dem du eh dein Live-Video geplant hast?

Das erfordert natürlich ein bisschen Planung, da du gezielt schauen musst, welche Aufgaben beispielsweise in einem Monat geplant sind und welche du davon zusammenfassen kannst. Aber dafür verschafft es dir in den darauf folgenden Tagen und Wochen mehr Zeit.

6. Schau, was du automatisieren kannst

Nutze Tools und Technologie, um Routineaufgaben zu automatisieren und Zeit zu sparen. Nutze beispielsweise Planungstools, die Content automatisch veröffentlichen. Es gibt Tools, die Videos transkribieren und viele weitere nützliche Dinge. Statt Termine auszumachen, indem du Emails hin- und herschreibst, gib doch lieber einfach einen Link zur Terminbuchung auf deine Webseite.

Übrigens: Auch wenn es dir aktuell noch etwas spooky vorkommen mag, glaube ich, dass die meisten Online-UnternehmerInnen bald nicht mehr auf künstliche Intelligenz verzichten werden. Einfach, weil es uns Arbeit abnimmt und uns schneller macht. Wir bekommen schneller Blogartikel oder Posts geschrieben, wenn uns die AI-Tools Vorschläge für Themen oder Inhalte machen und wir diese als Basis nehmen können (nur als Basis zur Weiterentwicklung und Anreicherung mit persönlichen Erfahrungen, nicht kopieren!).

Ich persönlich liebe es, wenn mir Technik die Arbeit erleichtert. Nicht nur im Business. Wir haben einen Staubsaugerroboter, einen Rasenmähroboter und noch einige andere elektronische Spielereien in unserem Haus.

Aber ich schweife ab. Ich denke, du hast verstanden, dass es Sinn macht, regelmässig zu schauen, wie du dir die Arbeit erleichtern kannst. Du kennst vielleicht die Geschichte vom Holzfäller, der seine Axt nicht schärft…. Aber die erzähle ich ein anderes Mal.

7. Vermeide Ablenkungen

Schalte alle Benachrichtigungen aus und vermeide Ablenkungen, um dich auf deine aktuelle Aufgabe zu konzentrieren und in kürzerer Zeit mehr zu erreichen. Ich habe alle Benachrichtigungen an meinem Laptop deaktiviert. Ich sehe nicht, wenn eine Email eingeht. 

Also ich sehe es schon, aber erst einige Zeit später, wenn ich bewusst nachschauen gehe. In meinem Handy habe ich für jede App einzeln definiert, ob ich eine Benachrichtigung möchte oder nicht. Akustische Benachrichtigungen habe ich komplett deaktiviert. Das mag dir jetzt übertrieben erscheinen, aber ich finde es herrlich. Es herrscht Ruhe. 

Ich entscheide damit bewusst, wer wann meine Zeit in Anspruch nimmt und lasse mich nicht dadurch ablenken, dass Andere gerade etwas schicken. Das ist Teil meiner Strategie, um mir meine persönliche Zeit-Hoheit wiederzuholen.

8. Setze Deadlines

Setze realistische Deadlines für deine Aufgaben, um dich selbst zu motivieren und dich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Dieser Teil gehört zur Planung. Wenn du nicht genau planst, wann du etwas fertig haben möchtest, dann besteht die Gefahr, dass du es immer weiter aufschiebst. 

Bei mir funktioniert es sehr gut, mir zu überlegen, was ich bis wann unbedingt erledigt haben muss und mir dann eine persönliche Deadline zu setzen. Dabei hilft mir, dass ich gelernt habe, wie wichtig Integrität mir selbst gegenüber ist. Mein Wort mir gegenüber zählt genauso viel wie mein Wort gegenüber anderen. Versprechen nicht einzuhalten ist mir sehr unangenehm und ich vermeide es tunlichst, auch mir selbst gegenüber. 

Interessant ist auch, was ich neulich gelesen habe: “Forscher haben herausgefunden, dass eine Aufgabe nur so lange dauert, wie Sie bereit sind, daran zu arbeiten.” Ich habe das schon länger für mich festgestellt. Dass es auch wissenschaftlich bewiesen ist, hat mich nur bestätigt. 

Vielleicht magst du es auch mal ausprobieren? Zum Beispiel nimmst du dir 5 Stunden pro Woche, um deinen Content zu  produzieren, auch wenn du bisher 8 oder 10 Stunden dafür gebraucht hast. Du wirst feststellen, es geht. Wenn du folgendes beachtest: 

9. Schaffe den Perfektionismus ab

Kennst du das Pareto-Prinzip, auch 80/20-Regel genannt? Diese Regel besagt, dass 80% des gewünschten Ergebnisses in 20% der Zeit erzielt werden. Die 80% Zeit, die wir noch obendrauf geben, sind nur noch “Veredelung”. 

Klar machen die nochmal einen Qualitätsunterschied, aber der macht nur noch 20% des Gesamtergebnisses aus. Da muss man sich also bei wenig Zeit echt fragen, ob nicht die 20% Zeiteinsatz erstmal reichen 😉 

10. Vermeide Überarbeitung

Zu viel Tun kann kontraproduktiv sein und deine Leistung und Effizienz verringern. Pausen und Erholungsphasen können dazu beitragen, dass du effektiver arbeitest und in weniger Zeit mehr erreichst. Es ist nunmal so, dass auch unser Gehirn Pausen braucht. 

Wusstest du, dass unser Gehirn für fast 20% des Energieverbrauchs des Körpers verantwortlich ist? Ich finde das beeindruckend. 

Bei mir ist es auch so, dass ich in Pausen die besten Ideen habe und wenn ich mal irgendwo fest stecke und bei einer Aufgabe nicht weiter komme, hat bisher noch immer eine Pause geholfen. Oft finde ich danach mit frischen Blick die Lösung. Es ist, als ob sich eine Blockade löst, nur weil ich kurz Abstand genommen habe von dieser Aufgabe.

11. Identifiziere deine Zeitfresser

Es ist sehr aufschlussreich, mal eine Zeit lang Time-Tracking zu machen. Schreib mal auf, wie viel Zeit du mit welchen Aktivitäten verbringst. Und zwar nicht so grob geschätzt, sondern in Minuten! 

Wir unterschätzen nämlich meistens, wieviel Zeit wir täglich mit Dingen verbringen, die wir vermeintlich nur mal so schnell zwischendurch machen. Bei neueren Handys kann man meist in den Einstellungen nachschauen, welche Apps man wie viele Minuten pro Tag benutzt (bei meinem Fairphone ist es unter Einstellungen -> Apps -> Gerätenutzungsdauer). 

Falls das bei dir nicht geht, gibt es auch dafür spezielle Apps, welche das tracken können. Es kann sehr aufschlussreich sein, wenn man sieht, man hat an einem Tag 140 Minuten auf Facebook verbracht, dabei war man gefühlt nur ein paar Mal zwischendurch dort. 

12. Sorge gut für dich

Sorge dafür, dass du gesund und energiegeladen bist. Deine körperliche und mentale Gesundheit ist eine wichtige Voraussetzung dafür, dass du deine Aufgaben leichter gewuppt bekommst. Ich spreche da aus eigener Erfahrung. Nach einer Nacht mit wenig Schlaf fällt es mir einfach viel schwieriger, mich zu konzentrieren und zu fokussieren. 

Ich hoffe, diese Tipps helfen dir weiter, mit der dir zur Verfügung stehenden Zeit besser deine Ziele zu erreichen. Um dich nicht zu überfordern und schon bald entnervt aufzugeben, probiere lieber erst einmal ein oder zwei der Tipps aus. Fühle in dich rein, welche der Tipps am meisten resonieren und wo du das Gefühl hast, hier würde dir das Umsetzen gerade am Meisten bringen. 

Es geht darum, deine Zeit-Souveränität zurückzugewinnen. Damit du das Gefühl hast, du bestimmt selber über deine Zeit und dich nicht von äußeren Faktoren ablenken lässt, obwohl du das gar nicht willst.  

Es ist deine Entscheidung, wie du deine Zeit nutzt. Nutze sie einfach bewusst. 

Du hast viele verschiedene Aufgaben und Projekte und es fällt dir schwer, zu priorisieren? Dann hol dir gerne meine Zeit-Energie-Matrix!

Die Matrix hilft dir, genau zu analysieren, bei welchen deiner Aufgaben dein Zeit-Energie-Verhältnis positiv ist und bei welchen du zu viel Zeit und Energie hergibst für zu wenig Ergebnisse.

Ich wünsche dir viele wertvolle Erkenntnisse dabei.